Учет иностранных работников в 1С:ЗУП 8 ред. 3: пошаговая инструкция с изменениями 2026 года

Что изменилось в 2026 году: новые правила для иностранных работников

С 17 июля и 1 сентября 2026 года вступают в силу изменения в законодательстве, которые напрямую влияют на кадровый учет иностранных сотрудников. Эти изменения требуют корректировки настроек в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакция 3. Если вы работаете с иностранцами, вам нужно обновить процедуры оформления, увольнения и налогового учета.

Основные изменения касаются трех областей: оснований для увольнения, требований к зарплате высококвалифицированных специалистов и налогообложения граждан Евразийского экономического союза. Несоблюдение новых норм приведет к ошибкам в расчетах и штрафам от контролирующих органов.

Новые сроки и основания для увольнения с 17 июля 2026 года

Редакция Приказа Минтруда РФ от 15.12.2022 N 782Н от 03.06.2026 вступает в силу 17.07.2026. Этот документ вносит изменения в связи с принятием Федерального закона от 14 июля 2022 г. N 236-ФЗ и расширяет перечень оснований для прекращения трудового договора с иностранным работником.

В 1С:ЗУП при оформлении документа «Увольнение» для иностранца появится необходимость выбирать новые формулировки. Например, увольнение в связи с истечением срока действия патента или разрешения на временное проживание. Раньше эти основания могли трактоваться по-разному, теперь они конкретизированы.

Практический пример: увольнение в связи с истечением срока действия патента. В поле «Основание» документа «Увольнение» нужно выбрать пункт, ссылающийся на соответствующую статью Трудового кодекса с учетом изменений. В поле «Документ-основание» указать реквизиты уведомления от МВД об аннулировании патента. Программа автоматически проверит соответствие даты увольнения сроку действия документа.

Ошибка в выборе основания приведет к некорректной записи в трудовой книжке и проблемам при проверках. Рекомендуем заранее обновить справочник оснований увольнения в конфигурации, если это не сделано автоматически при обновлении релиза.

Обновленные требования к заработной плате высококвалифицированных специалистов (ВКС)

Законодательство ужесточает требования к минимальному размеру заработной платы для иностранных высококвалифицированных специалистов. Изменения связаны с Федеральным законом N 236-ФЗ и направлены на привлечение действительно ценных кадров.

В 1С:ЗУП нужно настроить контроль соответствия зарплаты установленному порогу. Это делается через настройки видов расчета или с помощью специальных регламентных проверок. Для ВКС в карточке сотрудника на вкладке «Занятость» или в дополнительных реквизитах следует установить соответствующий флаг.

Проверка соответствия выполняется в документе «Начисление зарплаты». Если сумма начислений за месяц для ВКС окажется ниже законодательного минимума, программа может выдавать предупреждение или блокировать проведение документа. Это защищает компанию от штрафов за нарушение условий привлечения ВКС.

Где в программе зафиксировать факт соответствия? Рекомендуем использовать поле «Примечание» в кадровом приказе о приеме или создать отдельный документ-основание, где будет закреплен размер оклада, соответствующий требованиям для ВКС. Это послужит доказательством при возможных проверках.

Особенности налогообложения граждан ЕАЭС с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 23.05.2025 N 108-ФЗ в редакции от 02.05.2026 вступает в силу 01.09.2026. Он конкретизирует правовое положение граждан государств – членов Евразийского экономического союза (ЕАЭС): Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии.

Главное изменение для учета в 1С: с 1 сентября 2026 года для граждан ЕАЭС, работающих в России, сохраняется особый порядок налогообложения НДФЛ. Они признаются налоговыми резидентами РФ с первого дня работы, если фактически находятся в России 183 дня и более в течение 12 месяцев. Это значит, что ставка НДФЛ для них – 13%, а не 30%, как для других иностранцев-нерезидентов.

Как правильно установить статус в карточке сотрудника?

Откройте карточку сотрудника.
Перейдите на вкладку «Налоги и взносы».
Установите флажок «Гражданин государства – члена ЕАЭС».
В поле «Страна гражданства» выберите соответствующую страну из списка.
Флажок «Налоговый резидент РФ» программа может проставить автоматически после расчета 183-дневного периода, но его можно установить и вручную, если известен статус.

Влияние на расчет: при установленном флажке «Гражданин ЕАЭС» программа автоматически применяет ставку НДФЛ 13% с первого дня работы, если не указано иное. Для автоматического применения льгот по страховым взносам настройте соответствующие виды расчета в плане видов расчета «Основные начисления».

Практический совет: создайте отдельный вид расчета для надбавок или премий гражданам ЕАЭС, где будет заранее прописана корректная налоговая ставка. Это исключит ошибки при массовых расчетах.

Пошаговое оформление приема иностранного сотрудника в 1С:ЗУП

Оформление приема иностранца в 1С:ЗУП требует внимания к деталям. Ошибка на этапе ввода данных приведет к проблемам с расчетом налогов, отправкой уведомлений и соблюдением квот. Алгоритм действий адаптируется под миграционный статус: вид на жительство, разрешение на временное проживание, патент, статус высококвалифицированного специалиста или гражданство страны ЕАЭС.

Шаг 1. Создание карточки сотрудника и выбор миграционного статуса

Все начинается с формы «Сотрудники» в разделе «Кадры». При создании новой карточки для иностранного работника заполните ключевые поля.

«Гражданство»: выберите страну из справочника. Если страны нет, добавьте ее.
«Статус пребывания»: это критически важное поле. Выберите значение из выпадающего списка: «ВНЖ», «РВП», «Патент», «ВКС», «Временно пребывающий» и т.д. От этого выбора зависит последующий функционал.
«Дата начала пребывания»: укажите дату, с которой иностранный гражданин легально находится в РФ согласно миграционной карте или другому документу.
«Документ, подтверждающий право на пребывание»: заполните реквизиты патента, РВП, ВНЖ (серия, номер, кем выдан, срок действия).

Корректный ввод этих данных – основа для автоматической проверки квот, если в конфигурации настроен такой функционал. Например, программа может сопоставить дату окончания патента с плановой датой окончания трудового договора и предупредить о несоответствии.

Предупреждение: неверный выбор статуса пребывания исказит расчет налогов. Если для сотрудника с патентом ошибочно выбрать «ВНЖ», программа может не применить особый порядок учета страховых взносов, что приведет к завышению расходов.

Шаг 2. Настройка налогового статуса и взносов в разделе «Налоги»

После заполнения общих данных перейдите на вкладку «Налоги и взносы» в карточке сотрудника. Здесь определяются правила расчета НДФЛ и страховых взносов.

«Налоговый резидент РФ»: установите этот флажок, если сотрудник находится в России 183 дня и более в течение 12 месяцев. Для граждан ЕАЭС, как правило, резидентство наступает быстрее.
«Гражданин государства – члена ЕАЭС»: специальный флажок, введенный для учета изменений 2026 года. Его установка – основной способ указать программе на применение особого налогового режима.

Как выбор влияет на расчеты?

Гражданин Беларуси (ЕАЭС) с флажком «Гражданин ЕАЭС»: ставка НДФЛ – 13% с первого дня работы при условии резидентства. Страховые взносы начисляются в общем порядке.
Гражданин Узбекистана (не-ЕАЭС) без статуса резидента: ставка НДФЛ – 30%. Страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование не начисляются (за исключением взносов на травматизм), если у работника патент.

Для целей налога на прибыль помните позицию Минфина: выплаты работникам, включая стимулирующие, могут быть учтены в расходах только если они обусловлены выполнением трудовой функции и предусмотрены трудовым договором. Это касается и иностранных сотрудников. При настройке видов премий в 1С убедитесь, что их основание корректно отражено в документах.

Шаг 3. Оформление приказа о приеме и формирование обязательных уведомлений в МВД

Создайте документ «Прием на работу». Для иностранного сотрудника в форме документа появятся дополнительные поля или ссылки на введенные ранее данные о миграционном статусе.

После проведения приказа перейдите к самому ответственному этапу – отправке уведомления в МВД. Закон обязывает работодателя уведомить территориальный орган МВД о заключении трудового договора с иностранцем в течение трех рабочих дней.

В 1С:ЗУП для этого есть специальный функционал.

В разделе «Кадры» найдите обработку «Уведомления о заключении/расторжении трудового договора с иностранцем» (название может незначительно отличаться в разных релизах).
Выберите созданный приказ о приеме. Программа автоматически подтянет все необходимые данные из карточки сотрудника и приказа: ФИО, паспортные данные, реквизиты миграционных документов, должность, дату приема.
Проверьте сформированную форму. Она соответствует утвержденному МВД бланку.
Экспортируйте уведомление в XML-формате для отправки через портал Госуслуги или напрямую в информационную систему МВД, если настроена интеграция.

Важность соблюдения трехдневного срока сложно переоценить. Нарушение грозит штрафами до 1 000 000 рублей для юридических лиц. Используйте регламентные задания в 1С для создания напоминаний о необходимости отправить уведомление.

Для оптимизации процесса рекомендуем ознакомиться с нашей статьей про ключевые изменения в законодательстве и сервисах 1С на май 2026 года, где также затрагиваются вопросы электронного документооборота с госорганами.

Увольнение иностранного работника: алгоритм и новые основания 2026 года

Процедура увольнения иностранца требует не только стандартных кадровых действий, но и учета миграционного статуса и отправки обязательных уведомлений. С июля 2026 года добавляется необходимость корректно применять новые основания для прекращения договора.

Оформление приказа об увольнении с учетом миграционного статуса

Создайте документ «Увольнение». В поле «Основание» выберите соответствующую статью Трудового кодекса РФ. Обратите внимание на новые формулировки, связанные с изменениями в Приказе Минтруда 782Н.

Основания, актуальные для иностранцев:

Истечение срока действия разрешительного документа (патента, РВП, ВНЖ).
Аннулирование разрешительного документа по решению МВД.
Нарушение правил пребывания, которое делает дальнейшую работу невозможной.

Как правильно заполнить поле «Основание»? Выберите пункт, например, «Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон» и укажите конкретную подстатью, ссылающуюся на миграционный документ. В поле «Документ-основание» впишите реквизиты уведомления от МВД об аннулировании или истечении срока действия патента.

Корректная формулировка критически важна для последующих справок и для защиты прав работодателя в случае споров. Ошибка может трактоваться как неправомерное увольнение.

Более детально процедура увольнения, включая формирование полного пакета документов, разобрана в нашем практическом гайде «Увольнение по сокращению штата в 1С:ЗУП». Хотя материал посвящен сокращению, многие этапы документального оформления совпадают.

Расчет окончательных выплат и удержаний

Особое внимание уделите расчету НДФЛ на дату увольнения. Если иностранец на момент увольнения не стал налоговым резидентом РФ (не находился 183 дня), ко всем выплатам применяется ставка 30%.

Расчет выполняется в документе «Расчет зарплаты при увольнении». Программа автоматически определит налоговый статус сотрудника на последний день работы и применит соответствующую ставку. Проверьте этот расчет вручную.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск для иностранцев имеет стандартный порядок. Однако если с сотрудником работали по патенту и не начисляли взносы в ПФР и ФОМС, это не влияет на расчет самой компенсации.

Совет: всегда делайте предварительный расчет с помощью документа «Расчет зарплаты при увольнении» в режиме предварительного просмотра, не проводя его. Это позволит проверить суммы и избежать ошибок в окончательном документе.

Для корректного учета всех выплат при прекращении трудовых отношений вам может пригодиться инструкция по настройке выходного пособия в 1С:ЗУП 8, где разбираются нюансы налогообложения выплат.

Отправка уведомления в МВД об увольнении

Работодатель обязан уведомить МВД о прекращении трудового договора с иностранным гражданином. Срок – в день прекращения договора. Промедление грозит штрафами.

В 1С:ЗУП используется та же обработка, что и для уведомления о приеме. Алгоритм:

Выберите документ «Увольнение».
Программа автоматически подтянет данные сотрудника, дату увольнения и основание.
Сформируется уведомление о прекращении трудового договора.
Экспортируйте файл для отправки через Госуслуги или интегрированный сервис.

Какие данные подтягиваются автоматически? ФИО, гражданство, реквизиты паспорта и миграционного документа, дата и основание увольнения из приказа. Важно проверить, что основание в уведомлении соответствует формулировке, указанной в приказе.

Настройка интеграции с сервисами электронной отправки в МВД позволяет полностью автоматизировать этот процесс. Документ «Увольнение» проводился – уведомление сформировалось и отправилось без участия оператора.

Практические советы и частые ошибки в учете иностранцев

Работа с иностранными сотрудниками сопряжена с рисками. Ошибки возникают из-за незнания нюансов законодательства, невнимательности при вводе данных или из-за устаревших настроек в 1С. Следующие рекомендации помогут оптимизировать процесс и избежать проблем.

Как избежать штрафов: контрольные точки для бухгалтера и руководителя

Разделим зоны ответственности.

Для бухгалтера и кадровика:

Чек-лист перед расчетом зарплаты: проверьте актуальность миграционных документов (срок действия патента, РВП, ВНЖ). Просроченный документ – основание для приостановления выплат и уведомления МВД.
Контроль сроков отправки уведомлений: заведите журнал или используйте отчеты в 1С для отслеживания дат приема/увольнения и факта отправки уведомлений в МВД.
Сверка данных с отделом кадров: убедитесь, что статус пребывания и реквизиты документов в 1С совпадают с бумажными оригиналами. Расхождение – источник ошибок в отчетности.

Для руководителя и директора:

Мониторинг использования квот: если компания работает по квотам на иностранную рабочую силу, отслеживайте, сколько разрешений использовано и сколько осталось. В 1С можно настроить соответствующие отчеты. Помните, что с 2026 года обсуждается сокращение срока использования квоты с шести до трех месяцев.
Контроль соответствия зарплат ВКС: запрашивайте у бухгалтерии справки о соответствии оплаты труда высококвалифицированных специалистов законодательным минимумам. Несоответствие ведет к потере статуса ВКС и штрафам.

Статистический факт: в третьем квартале 2026 года организации среднего размера (250-999 сотрудников) демонстрируют самые высокие намерения найма – Net Employment Outlook в 32%. Это означает активный рост и возможное увеличение доли иностранных работников. В таких условиях системные ошибки в учете становятся критичными для бизнеса.

Автоматизация и оптимизация процессов в 1С:ЗУП

1С:ЗУП предоставляет инструменты для сокращения ручного труда.

Советы по настройке для экономии времени:

Создание шаблонов кадровых документов: настройте разные шаблоны документов «Прием на работу» и «Увольнение» для типовых статусов (патент, ВКС, гражданин ЕАЭС). В шаблон заранее внесите специфические реквизиты и формулировки. Это ускорит оформление и минимизирует ошибки.
Использование регламентных заданий: настройте задание, которое будет запускаться, например, раз в неделю и формировать отчет по сотрудникам, у которых срок действия миграционных документов истекает в ближайшие 30 дней. Это позволит заранее запланировать действия.
Настройка интеграции с сервисами отправки уведомлений: если объем работы с иностранцами значителен, рассмотрите возможность прямой интеграции 1С с сервисом МВД или порталом Госуслуг через API. Это позволит отправлять уведомления в один клик из документа.

Для программистов и IT-специалистов:

В типовой конфигурации может не хватать сложных проверок. Возможные доработки:

Создание обработки для комплексной проверки квот: сопоставление данных о выданных разрешениях из внешнего файла со списком фактически работающих иностранцев в 1С.
Доработка справочника оснований увольнения для автоматической подстановки формулировок в зависимости от выбранного миграционного статуса сотрудника.
Настройка автоматического расчета 183-дневного периода для определения налогового резидентства иностранцев с формированием предупреждений.

Работа с больничными и другими пособиями для иностранцев также имеет особенности. Актуальные настройки для изменений 2026 года в этой области вы найдете в нашей инструкции по подготовке 1С к изменениям СФР с июля 2026.

Соблюдение сроков выплаты окончательного расчета и компенсаций при увольнении иностранца не менее важно, чем при увольнении российского сотрудника. Четкий алгоритм расчета дат выплат, в том числе с учетом выходных и праздников, описан в статье о сроках выплаты отпускных в 2026 году – эти принципы применимы и к другим выплатам.