Учёт самозанятых по ГПХ при расчёте средней численности для ИП на ПСН: позиция ФНС в 2026 году

Введение: почему вопрос учёта самозанятых стал критичным для ИП на патенте

Индивидуальные предприниматели на патентной системе налогообложения (ПСН) работают в жёстких рамках лимита средней численности - не более 15 человек за налоговый период. Превышение этого порога автоматически лишает права на патент и переводит бизнес на общий режим с доначислением налогов. С ростом числа плательщиков налога на профессиональный доход (НПД) возник закономерный вопрос: нужно ли учитывать самозанятых, привлечённых по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), при расчёте средней численности?

Прямой ответ: по официальным разъяснениям ФНС на 2026 год самозанятые по ГПХ не учитываются в средней численности для ПСН. Они не являются наёмными работниками, а лимит в 15 человек распространяется исключительно на лиц, с которыми заключены трудовые договоры. Это открывает для ИП законный способ расширить команду без риска потери патента. Однако ключевое условие - правильное оформление договорных отношений, исключающее переквалификацию ГПХ в трудовой договор. Далее разберём нормативную базу, позицию налоговой службы и практические рекомендации.

Позиция ФНС на 2026 год: самозанятые не учитываются в средней численности

Федеральная налоговая служба последовательно придерживается позиции: плательщики НПД, работающие по гражданско-правовым договорам, не включаются в расчёт средней численности для целей ПСН. Логика проста - самозанятые не состоят в трудовых отношениях с заказчиком. Они самостоятельно уплачивают налог, не получают зарплату и не подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка. Лимит численности, установленный статьёй 346.43 Налогового кодекса РФ, касается наёмных работников, а не независимых исполнителей.

Эта позиция закреплена в разъяснениях ФНС, актуальных на 2026 год. Налоговые органы подчёркивают: если договор ГПХ заключён с самозанятым и по своему содержанию не является трудовым, такой исполнитель не учитывается при расчёте средней численности. Суды также поддерживают этот подход, указывая, что решающее значение имеет суть отношений, а не формальное название договора.

Что говорит Налоговый кодекс: определение средней численности для ПСН

Статья 346.43 НК РФ устанавливает для ИП на патенте предельную среднюю численность наёмных работников - 15 человек за налоговый период. Под наёмными работниками понимаются лица, с которыми заключены трудовые договоры, а также внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ, не являющиеся индивидуальными предпринимателями или самозанятыми. Именно последнее уточнение - ключевое. Плательщики НПД выделены в отдельную категорию и исключены из расчёта.

Средняя численность рассчитывается по правилам Росстата. В неё включаются работники списочного состава, внешние совместители и исполнители по ГПХ, кроме ИП и самозанятых. Сам ИП-работодатель в расчёте не участвует.

Разъяснения ФНС: письма и судебная практика

В письмах ФНС за 2025–2026 годы прямо указано: плательщики НПД, привлечённые по договорам ГПХ, не учитываются при определении средней численности для соблюдения ограничений ПСН. Налоговая служба исходит из того, что самозанятые действуют самостоятельно, на свой страх и риск, и не интегрированы в производственный процесс заказчика как штатные сотрудники.

Судебная практика подтверждает: если договор с самозанятым содержит признаки гражданско-правового характера - конкретный результат работ, отсутствие подчинения внутреннему распорядку, самостоятельное обеспечение средствами труда - суды отказывают налоговым органам в переквалификации таких отношений в трудовые. Это даёт ИП на ПСН уверенность при планировании численности команды.

Ключевое отличие: трудовой договор vs ГПХ с самозанятым

Решающее значение для учёта самозанятого в средней численности имеет не название договора, а его содержание. Трудовой кодекс РФ определяет трудовые отношения через три признака: личное выполнение работником трудовой функции за плату, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка и обеспечение работодателем условий труда. Если договор с самозанятым содержит хотя бы один из этих признаков, налоговая инспекция вправе переквалифицировать его в трудовой - со всеми вытекающими последствиями для лимита численности.

ГПХ с самозанятым строится на принципах равенства сторон и самостоятельности исполнителя. Предмет такого договора - конкретный результат, измеряемый в единицах продукции, объёме услуг или завершённом проекте. Исполнитель сам организует свою работу, использует собственные инструменты и несёт риски недостижения результата. Эти отличия необходимо чётко отражать в тексте договора.

Признаки трудовых отношений, которых следует избегать

При оформлении договора с самозанятым исключите формулировки, которые могут указывать на трудовой характер отношений:

Указание должности в соответствии со штатным расписанием.
Обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска или больничного.
Выплата вознаграждения дважды в месяц фиксированными суммами.
Обеспечение исполнителя рабочим местом, оборудованием и материалами за счёт заказчика.
Установление режима рабочего времени и контроль за его соблюдением.
Длительный срок действия договора без конкретного измеримого результата.

Каждый из этих пунктов - потенциальный триггер для налоговой проверки. Если инспектор обнаружит совокупность таких признаков, риск переквалификации договора в трудовой резко возрастает.

Как правильно оформить ГПХ с самозанятым: обязательные пункты договора

Безопасный договор с плательщиком НПД должен содержать следующие обязательные элементы:

Предмет договора - конкретный, измеримый результат работ или услуг. Не «оказание бухгалтерских услуг», а «подготовка и сдача налоговой декларации по УСН за 2026 год».
Сроки выполнения - начальная и конечная даты, а также промежуточные этапы, если результат делится на части.
Порядок сдачи-приёмки - подписание акта выполненных работ с описанием результата. Без акта нет подтверждения гражданско-правового характера отношений.
Стоимость и порядок оплаты - фиксированная цена за результат, а не повременная оплата. Оплата производится после подписания акта.
Статус исполнителя - прямое указание, что исполнитель является плательщиком НПД и самостоятельно уплачивает налог. Обязательно включите пункт о том, что в случае утраты статуса самозанятого исполнитель обязуется незамедлительно уведомить заказчика.
Ответственность за неуплату налогов - условие о том, что при аннулировании статуса самозанятого и доначислении налогов заказчику исполнитель компенсирует все потери.

Перед заключением договора обязательно проверьте статус самозанятого через официальный сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД». Делайте это регулярно - статус может быть аннулирован в любой момент.

Расчёт средней численности для ИП на ПСН: пошаговая инструкция

Средняя численность для ПСН рассчитывается за календарный год по формуле, установленной Росстатом. В расчёт включаются три категории лиц: работники списочного состава по трудовым договорам, внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ, не являющиеся ИП или самозанятыми. Самозанятые, привлечённые по ГПХ, в расчёт не попадают.

Порядок расчёта следующий: сначала определяется среднесписочная численность работников за каждый месяц, затем - средняя численность внешних совместителей и исполнителей по ГПХ (кроме самозанятых и ИП). Все три показателя суммируются. Полученная цифра сравнивается с лимитом в 15 человек. Если она меньше или равна 15 - право на патент сохраняется. Если больше - ИП утрачивает право на ПСН с начала налогового периода, на который был выдан патент.

Пример расчёта с самозанятыми и без

Пример 1. ИП на патенте имеет 10 работников по трудовым договорам и привлёк 5 самозанятых по ГПХ для выполнения разовых проектов. Средняя численность для ПСН = 10 человек. Самозанятые в расчёт не включаются. Лимит не нарушен.

Пример 2. ИП нанял 14 сотрудников по трудовым договорам и 2 самозанятых по ГПХ. Средняя численность = 14. Лимит не превышен, право на патент сохраняется.

Пример 3. ИП имеет 15 работников по трудовым договорам и 1 самозанятого. Средняя численность = 15. Лимит на грани, но не превышен. Патент действителен. Однако здесь важно помнить: если договор с самозанятым переквалифицируют в трудовой, численность станет 16, и ИП потеряет право на ПСН.

Пример 4. ИП нанял 12 работников по трудовым договорам, 1 внешнего совместителя и 2 исполнителей по ГПХ, не являющихся самозанятыми или ИП. Средняя численность = 12 + 1 + 2 = 15. Лимит выбран полностью. Дополнительно привлечь самозанятых можно без риска превышения.

Риски и ответственность: что будет, если ФНС переквалифицирует договор

Самый серьёзный риск для ИП на ПСН - переквалификация гражданско-правового договора с самозанятым в трудовой. Если налоговая инспекция при проверке установит, что отношения фактически были трудовыми, такой исполнитель будет включён в среднюю численность. Если в результате лимит в 15 человек окажется превышен, ИП теряет право на патент с начала налогового периода.

Последствия жёсткие: переход на общий режим налогообложения (ОСНО) с доначислением НДФЛ и НДС за весь период действия патента, пени за несвоевременную уплату налогов, штраф в размере 20% от неуплаченных сумм. Дополнительно налоговая доначислит страховые взносы за работника, чей договор переквалифицирован, с пенями и штрафами. Общая сумма доначислений может превысить годовую стоимость патента в десятки раз.

Отдельный риск - отражение переквалификации договоров с самозанятыми в трудовые в 1С. Бухгалтеру придётся формировать уточнённую отчётность, корректировать проводки и пересчитывать налоговую базу. Ошибки на этом этапе усугубляют финансовые потери.

Как минимизировать риски: практические рекомендации

Проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой. Используйте сервис ФНС. Если исполнитель утратил статус НПД, вы как заказчик обязаны удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Не привлекайте самозанятых для выполнения функций, идентичных штатным сотрудникам. Если у вас в штате есть бухгалтер, а вы нанимаете самозанятого бухгалтера с тем же функционалом - это красный флаг для налоговой.
Не заключайте договоры с бывшими работниками. Закон запрещает маскировать трудовые отношения через ГПХ с лицами, уволенными менее двух лет назад. Это прямой путь к переквалификации.
Храните все акты выполненных работ и переписку. Документальное подтверждение самостоятельности исполнителя - ваша защита при проверке.
Избегайте массового привлечения самозанятых. Если 90% персонала - самозанятые, а штатных работников единицы, налоговая почти наверняка заинтересуется таким бизнесом.
Фиксируйте в договоре конкретный результат. Размытые формулировки типа «оказание услуг по продвижению» опасны. Пишите: «настройка рекламной кампании в Яндекс.Директ с достижением показателя конверсии не менее 5%».

Для ИП, которые уже столкнулись с уменьшением физических показателей и необходимостью перерасчёта стоимости патента, полезным будет материал о том, как оформить перерасчёт стоимости патента в 1С:Бухгалтерия при уменьшении физических показателей. Это поможет избежать ошибок при подаче заявления в ФНС.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли нанять самозанятого, если у ИП уже есть 15 работников по трудовым договорам?

Да, можно. Самозанятые не учитываются в средней численности для ПСН. Лимит в 15 человек касается наёмных работников. Привлечение самозанятых сверх этого лимита законно и не влечёт потери патента. Однако соблюдайте правила оформления договоров, чтобы избежать переквалификации.

Нужно ли подавать уведомление о привлечении самозанятого в налоговую?

Нет. ИП на ПСН не обязан уведомлять ФНС о заключении договора ГПХ с плательщиком НПД. Самозанятый самостоятельно отчитывается о доходах через приложение «Мой налог».

Влияет ли срок договора ГПХ на учёт самозанятого в средней численности?

Нет, срок действия договора не имеет значения, если он не признан трудовым. Даже длительный договор на год с поэтапной сдачей результатов не превращает самозанятого в наёмного работника при условии правильного оформления.

Что делать, если самозанятый утратил статус НПД во время действия договора?

С момента утраты статуса исполнитель перестаёт быть самозанятым. Заказчик обязан удержать НДФЛ с выплат и начислить страховые взносы. Если этого не сделать, налоговая доначислит суммы при проверке. Включите в договор пункт об обязанности исполнителя немедленно сообщать о потере статуса и компенсировать убытки заказчика.

Как учитываются внешние совместители при расчёте средней численности для ПСН?

Внешние совместители включаются в расчёт средней численности. Они учитываются пропорционально отработанному времени. Это важно помнить при планировании штата, чтобы не выйти за лимит в 15 человек.

Заключение: самозанятые - законный способ расширить команду на ПСН

Привлечение самозанятых по договорам ГПХ даёт ИП на патенте реальную возможность масштабировать бизнес без риска превышения лимита средней численности. Позиция ФНС на 2026 год однозначна: плательщики НПД не являются наёмными работниками и не учитываются при расчёте 15-человечного порога. Это законный и прозрачный инструмент, доступный каждому предпринимателю.

Главное условие безопасности - грамотное документальное оформление. Договор должен чётко фиксировать гражданско-правовой характер отношений, конкретный результат и самостоятельность исполнителя. Регулярная проверка статуса самозанятого и отказ от сомнительных схем с бывшими сотрудниками минимизируют риски переквалификации. При соблюдении этих правил самозанятые становятся надёжным ресурсом для роста бизнеса на патентной системе.

Для тех, кто совмещает ПСН с другими режимами или планирует переход, рекомендуем ознакомиться с условиями применения АУСН для ИП с несколькими точками в 2026 году и проверкой условий по зарплате для освобождения от НДС в общепите после АУСН. Эти материалы помогут выстроить комплексную стратегию налогового планирования.