Зарплатная отчетность за I полугодие 2026: пошаговый гайд по ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ в 1С

С 1 июля 2026 года работодатели начали сдавать зарплатную отчетность за первое полугодие. До 27 июля в СФР нужно отправить ЕФС-1, а в ФНС - РСВ и 6-НДФЛ. В этом году формы обновились: в подразделе 1.2 ЕФС-1 появились новые категории работников, в РСВ добавили Приложение 3.1 для МСП, а расчет НДФЛ с районных коэффициентов получил отдельные разъяснения. 11 июля на портале 1С:ИТС стала доступна новая форма отчетности, которая упрощает подготовку документов в программах 1С. Этот гайд - практическая инструкция для бухгалтера: разберем изменения, сроки, штрафы и пошагово заполним все три отчета в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Перед сдачей отчетности за полугодие 2026 года важно проверить, что программа обновлена и все исходные данные корректны. Мы уже публиковали пошаговое руководство по подготовке зарплатной отчетности в 1С:ЗУП 8.3, где разобрали алгоритм сверки начислений, взносов и НДФЛ с контрольными соотношениями ФНС и СФР. Сейчас сосредоточимся на заполнении обновленных форм.

Что изменилось в зарплатной отчетности с 2026 года: ключевые нововведения

С начала 2026 года законодатель скорректировал правила для трех основных зарплатных форм. Изменения затрагивают состав работников, тарифы страховых взносов и порядок налогообложения отдельных выплат. Пройдем по каждому блоку.

Новые категории работников в подразделе 1.2 ЕФС-1

Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 заполняется на каждое застрахованное лицо. С 2026 года перечень категорий расширили: теперь в отчете нужно отдельно отражать исполнителей по договорам гражданско-правового характера, которые выполняют работы за пределами РФ, и лиц, временно пребывающих на территории России по патенту. Для каждой категории в 1С предусмотрен свой код в справочнике «Категории застрахованных лиц».

Как это работает в программе. Заходим в раздел «Кадры» - «Сотрудники», открываем карточку работника и переходим по ссылке «Страхование». В поле «Категория застрахованного лица» выбираем актуальное значение из выпадающего списка. Если нужного кода нет, проверьте обновление конфигурации - актуальные коды подгружаются с релизом, поддерживающим изменения 2026 года. После выбора категории данные автоматически попадут в подраздел 1.2 при формировании ЕФС-1.

Пример. Сотрудник-иностранец с патентом работает по трудовому договору. В карточке выбираем категорию «Временно пребывающий иностранный гражданин». При заполнении ЕФС-1 программа проставит соответствующий код и рассчитает взносы по тарифу, установленному для этой категории.

Детальную инструкцию по заполнению обновленной формы ЕФС-1 мы разбирали в отдельной статье - пошаговое руководство по работе с ЕФС-1 в 1С:ЗУП с 2026 года. Там же описано, как пройти предотправительный контроль и решить проблему со старой формой.

Обновленная форма РСВ: Приложение 3.1 для МСП

С I квартала 2026 года в расчете по страховым взносам появилось Приложение 3.1. Оно предназначено для малых и средних предприятий, которые применяют пониженные тарифы взносов - 15% с выплат сверх МРОТ. Приложение заполняется к разделу 3 и детализирует выплаты по каждому застрахованному лицу с разбивкой на облагаемую базу в пределах МРОТ и сверх него.

Структура Приложения 3.1:

строка 010 - сумма выплат в пределах федерального МРОТ (на 1 января 2026 года - 19 242 рубля);
строка 020 - сумма выплат сверх МРОТ;
строки 030-033 - взносы на обязательное пенсионное страхование по основному тарифу (22%) и пониженному (10%);
строки 040-043 - взносы на обязательное медицинское страхование (5,1% и 5% соответственно);
строки 050-053 - взносы на обязательное социальное страхование (2,9% и 0%).

В 1С:ЗУП Приложение 3.1 заполняется автоматически, если в учетной политике организации установлен признак «Малое или среднее предприятие». Проверьте этот флаг: раздел «Настройка» - «Организации» - закладка «Учетная политика и другие настройки» - «Учетная политика». Если флаг не установлен, программа применит общие тарифы без разделения по МРОТ, и отчет не пройдет контроль ФНС.

После расчета зарплаты за июнь откройте РСВ через раздел «Отчетность, справки» - «1С-Отчетность» - «Расчет по страховым взносам». На вкладке «Раздел 3» проверьте, что для сотрудников МСП сформировалось Приложение 3.1. Сверьте итоговые суммы: база в пределах МРОТ по всем работникам не должна превышать 115 452 рубля за полугодие (19 242 × 6 месяцев). Если видите расхождение, проверьте начисления в документах «Начисление зарплаты и взносов» за каждый месяц.

Расчет НДФЛ с районных коэффициентов: что учесть в 6-НДФЛ

Районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в особых климатических условиях - это составная часть заработной платы. Они входят в налоговую базу по НДФЛ в полном объеме. Дата фактического получения дохода для таких выплат определяется по общему правилу: последний день месяца, за который начислена зарплата. В 6-НДФЛ суммы с районным коэффициентом отражаются вместе с основным заработком в разделе 1 (строки 020 и 021) и разделе 2 (строки 110, 112, 140, 160).

Пример расчета. Оклад сотрудника - 40 000 рублей. Районный коэффициент - 1,2. Начислено за июнь: 40 000 × 1,2 = 48 000 рублей. НДФЛ 13%: 48 000 × 13% = 6 240 рублей. В 6-НДФЛ за полугодие эта сумма попадет в строку 110 раздела 2 как доход, облагаемый по ставке 13%, и в строку 140 как исчисленный налог. Отдельно выделять районный коэффициент не нужно - он уже учтен в общей сумме начисления.

Частая ошибка - бухгалтеры ошибочно считают, что районный коэффициент не облагается НДФЛ, путая его с компенсационными выплатами. Это не так. Компенсации, освобожденные от НДФЛ, перечислены в статье 217 НК РФ, и районный коэффициент там отсутствует. При проверке 6-НДФЛ убедитесь, что налоговая база включает все надбавки за климатические условия.

Сроки сдачи и штрафы за нарушения в 2026 году

27 июля 2026 года - единый дедлайн для всех трех форм за I полугодие. Это понедельник, переносов нет. Нарушение сроков влечет штрафные санкции, разные для каждого отчета.

ЕФС-1. Срок сдачи в СФР - 27 июля. За опоздание со сдачей подраздела 1.2 штраф составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо, но не менее 1 000 рублей за весь отчет. За непредставление или несвоевременное представление раздела 2 (о начисленных взносах) штраф - 5% от суммы взносов к уплате за последние три месяца отчетного периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1 000 рублей.

РСВ. Срок сдачи в ФНС - 27 июля. Штраф за опоздание - 5% от неуплаченной суммы взносов за последний квартал отчетного периода за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф - 30% от этой суммы, минимальный - 1 000 рублей. Если отчет сдан вовремя, но с ошибками, которые привели к занижению базы, штраф составит 20% от неуплаченной суммы взносов (статья 122 НК РФ).

6-НДФЛ. Срок сдачи в ФНС - 27 июля. Штраф за опоздание - 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. За недостоверные сведения - 500 рублей за каждый документ с ошибками. Блокировка расчетного счета возможна, если просрочка превысит 20 рабочих дней.

Проверьте даты фактической отправки в 1С-Отчетности. Система фиксирует время поступления документа на сервер, а не время нажатия кнопки «Отправить». Если отправляете отчет вечером 27 июля, убедитесь, что квитанция о приеме пришла до полуночи.

Пошаговая подготовка отчетов в 1С:Зарплата и управление персоналом 8

Подготовку отчетов ведем последовательно. Каждый следующий шаг опирается на данные, проверенные на предыдущем. Начинаем за 3-4 рабочих дня до дедлайна, чтобы осталось время на сверку и исправление ошибок.

Шаг 1: Проверка организации и регистрационных данных

Откройте карточку организации: раздел «Настройка» - «Организации» - двойной щелчок по названию. Проверьте:

ИНН и КПП - соответствуют выписке из ЕГРЮЛ;
ОКВЭД - актуальный код основного вида деятельности, влияет на тариф взносов в СФР;
регистрационный номер в СФР - 12-значный код, присвоенный при регистрации;
код территориального органа СФР - четырехзначный код подчиненности.

На закладке «Учетная политика и другие настройки» проверьте флаг «Малое или среднее предприятие», если ваша организация входит в реестр МСП. Этот признак определяет, будет ли программа заполнять Приложение 3.1 в РСВ. Там же проверьте, что установлен актуальный тариф страховых взносов - для МСП это код «01» (основной тариф) с автоматическим применением пониженных ставок.

Если ваша организация обязана сдавать и другие отчеты, например, форму №1 (рабочая сила) или сведения о затратах на рабочую силу, воспользуйтесь нашими инструкциями: заполнение формы №1 (рабочая сила) в 1С:ЗУП и новая форма отчета о затратах на рабочую силу в 1С.

Шаг 2: Заполнение ЕФС-1 по разделам

Форма ЕФС-1 находится в разделе «Отчетность, справки» - «1С-Отчетность» - «Сведения о трудовой деятельности» (ЕФС-1). Создайте новый отчет, выберите период «I полугодие 2026 года».

Раздел 1. Титульный лист. Программа заполняет автоматически. Проверьте, что в поле «Отчетный период» стоит код «21» (полугодие), а год - «2026».

Подраздел 1.2. Здесь построчно отражаются сведения о каждом застрахованном лице. Для новых категорий работников, о которых говорили выше, проверьте коды в графе «Категория застрахованного лица». Если в карточке сотрудника выбрана корректная категория, программа подставит код сама. Графы «Сумма выплат и иных вознаграждений» и «Сумма начисленных страховых взносов» заполняются по данным расчетных документов за апрель-июнь 2026 года.

Раздел 2. Сводные данные о начисленных взносах. Суммы в строках 010-030 должны совпадать с итогами подраздела 1.2. Если видите расхождение, проверьте, по всем ли сотрудникам заполнен подраздел 1.2 - возможно, кто-то пропущен из-за некорректной категории в карточке.

Перед отправкой запустите проверку: кнопка «Проверить» на верхней панели формы. Программа сверит контрольные соотношения СФР и подсветит ошибки красным. Самые частые: несовпадение сумм по разделам, неверный код категории, отсутствие данных о стаже.

Шаг 3: Формирование РСВ после расчета зарплаты

Перед заполнением РСВ убедитесь, что зарплата за июнь полностью рассчитана и проведена. Откройте «Зарплата» - «Начисление зарплаты и взносов» за июнь, проверьте, что документ проведен и суммы корректны. Затем переходите в «Отчетность, справки» - «1С-Отчетность» - «Расчет по страховым взносам».

Программа заполнит все разделы автоматически. Ваши контрольные точки:

Раздел 1 - сводные суммы взносов к уплате. Строки 030-033 должны совпадать с данными бухгалтерского учета по счету 69.
Раздел 3 - персональные сведения. Проверьте, что у всех сотрудников заполнены ИНН и СНИЛС. Отсутствие ИНН - частая причина отказа в приеме отчета.
Приложение 3.1 к разделу 3 - только для МСП. Откройте любого сотрудника и убедитесь, что выплаты разбиты на две части: в пределах МРОТ и сверх него. Если разбивки нет, вернитесь к Шагу 1 и проверьте флаг МСП в учетной политике.

Ручная корректировка Приложения 3.1 требуется редко, но возможна. Например, если сотрудник в середине месяца перешел из МСП в компанию, утратившую статус субъекта МСП. В этом случае откройте строку сотрудника в разделе 3, нажмите «Редактировать» и скорректируйте суммы вручную. После правки перезаполните раздел 1, чтобы итоговые суммы пересчитались.

Шаг 4: Проверка 6-НДФЛ и дат выплат

6-НДФЛ за I полугодие 2026 года заполняется нарастающим итогом с 1 января по 30 июня. В разделе 1 отражаются суммы удержанного налога по срокам перечисления, в разделе 2 - доходы и налог по ставкам.

Алгоритм проверки:

Откройте «Налоги и взносы» - «Отчеты по налогам и взносам» - «Регистр налогового учета по НДФЛ». Сверьте общую сумму дохода и исчисленного налога с разделом 2 отчета 6-НДФЛ.
Проверьте даты фактического получения дохода. Для зарплаты это последний день месяца, для отпускных и больничных - день выплаты. Ошибка в дате искажает раздел 1 и может привести к штрафу за недостоверные сведения.
Убедитесь, что районные коэффициенты включены в налоговую базу. В регистре НДФЛ по сотруднику из региона с коэффициентом сумма дохода должна быть больше оклада на величину коэффициента.
Проверьте строку 140 раздела 2 - сумма налога исчисленная. Она должна равняться 13% от строки 110 (или иной ставке, если применяется прогрессивная шкала).

Пример с районным коэффициентом из предыдущего раздела: оклад 40 000 рублей, коэффициент 1,2, доход 48 000 рублей, НДФЛ 6 240 рублей. В разделе 2 по этому сотруднику должны стоять именно эти цифры. Если видите только 40 000 и 5 200 рублей - районный коэффициент не учтен, нужно проверить настройку начисления в плане видов расчета.

Шаг 5: Контроль и выгрузка отчетов

Финальный этап - перекрестная сверка всех трех форм и выгрузка для отправки. В 1С:ЗУП есть встроенный инструмент: «Отчетность, справки» - «Сверка отчетов». Выберите ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ за I полугодие 2026 года, нажмите «Сверить». Программа сравнит:

суммы выплат в ЕФС-1 (подраздел 1.2) и РСВ (раздел 3);
базу по взносам в РСВ и общую сумму дохода в 6-НДФЛ (расхождение возможно на суммы, не облагаемые взносами, - проверьте их перечень);
количество застрахованных лиц в ЕФС-1 и количество получателей дохода в 6-НДФЛ.

После сверки запустите контрольные соотношения внутри каждой формы кнопкой «Проверить». Если ошибок нет, выгружайте отчеты: кнопка «Выгрузить» - выбор папки - формат XML. Именно XML-файлы загружаются в сервис 1С-Отчетность или стороннюю программу для отправки в контролирующие органы.

Рекомендация: выгружайте и отправляйте отчеты последовательно, начиная с 6-НДФЛ. Если ФНС обнаружит расхождение между 6-НДФЛ и РСВ, у вас будет время скорректировать РСВ до отправки.

Особенности исчисления взносов с выплат руководителям

Выплаты руководителю организации облагаются страховыми взносами в общем порядке, если с ним заключен трудовой договор. Ситуация усложняется, когда руководитель - единственный учредитель. Минфин и ФНС неоднократно разъясняли: если трудовой договор не заключен, а решение о назначении на должность принято единственным участником, выплаты квалифицируются как дивиденды, а не зарплата. Взносы на них не начисляются.

На практике многие компании оформляют трудовой договор с директором-единственным учредителем. В этом случае зарплата облагается взносами по стандартным тарифам, а для МСП применяется пониженный тариф с выплат сверх МРОТ. В 1С:ЗУП настройка стандартна: заводим сотрудника с должностью «Генеральный директор», указываем вид занятости «Основное место работы», назначаем оклад. При расчете зарплаты программа автоматически начислит взносы и включит их в РСВ и ЕФС-1.

Контрольная точка: в РСВ по директору-единственному учредителю с трудовым договором должен быть заполнен раздел 3 с суммами выплат и взносов. Если раздел 3 пустой, проверьте, проведен ли документ «Начисление зарплаты и взносов» за июнь и установлен ли флажок «Начислять страховые взносы» в карточке сотрудника на закладке «Страхование».

Чек-лист: как избежать ошибок при сдаче зарплатной отчетности

Перед отправкой отчетов пройдите по этому списку. Каждый пункт - потенциальная причина отказа в приеме или штрафа.

Обновлена конфигурация 1С:ЗУП до актуального релиза, поддерживающего изменения 2026 года.
В карточке организации заполнены ИНН, КПП, ОКВЭД, регистрационный номер в СФР и код подчиненности.
В учетной политике установлен флаг «Малое или среднее предприятие», если организация в реестре МСП.
В карточках сотрудников выбраны актуальные категории застрахованных лиц, особенно для новых категорий 2026 года.
Зарплата за июнь полностью рассчитана, документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены.
Суммы выплат и взносов в ЕФС-1 (подраздел 1.2) совпадают с данными РСВ (раздел 3).
В 6-НДФЛ учтены районные коэффициенты и процентные надбавки в составе налоговой базы.
Даты фактического получения дохода в 6-НДФЛ соответствуют законодательству: зарплата - последний день месяца, отпускные и больничные - день выплаты.
Запущена встроенная проверка контрольных соотношений во всех трех формах, ошибки исправлены.
Отчеты выгружены в XML и отправлены не позднее 27 июля 2026 года, получены квитанции о приеме.

Если после отправки ФНС или СФР прислали уведомление об ошибках, исправьте их и направьте корректировку в течение пяти рабочих дней. Для ЕФС-1 это форма с типом «Корректирующая», для РСВ и 6-НДФЛ - уточненный расчет с номером корректировки «1» и далее по порядку.